Vers votre première AGA comme coop? Voici quelques conseils

Avec le retour du printemps, c’est le retour des assemblées générales annuelles de membres des coopératives. Danielle Larose, avocate/médiatrice, conseillère en gestion juridique des entreprises collectives, offre quelques pistes de réflexion en prévision de la planification de votre prochaine AGA.

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Le rapport annuel

Votre coopérative est là pour servir les intérêts des membres et la rentabilité est un moyen d’atteindre un but et non le but en soi. Quel est le panier de services offert à vos membres et comment votre rapport annuel reflète vos actions coopératives?

Le rapport annuel de la Coopérative devrait contenir au moins les éléments suivants:

  • Le nom officiel de la Coopérative et ses autres noms sous lesquels elle fait affaires;
  • L’adresse de son domicile et ses autres places d’affaires;
  • Le nom des administrateurs et des dirigeants, leur fonction, la date du début de leur charge;
  • Le nombre de membres par catégorie;
  • Le nombre d’employés;
  • La proportion de ses opérations avec ses membres;
  • La date de la dernière assemblée générale;
  • Un état du capital social, incluant les demandes de remboursement des parts;
  • L’état de la réserve et de la réserve de valorisation;
  • Les activités du comité de liaison (s’il y a lieu);
  • La participation des membres aux activités de formation à la coopération;
  • Le nom de la fédération à laquelle la coopérative est affiliée;
  • Les états financiers du dernier exercice financier.

La relève au conseil d’administration

Les administrateurs élus démocratiquement par l’assemblée des membres doivent faire preuve d’une expertise, de compétences et être complémentaire entre eux, pour former un conseil d’administration efficace qui saura donner de la valeur ajoutée à la coopérative et répondre adéquatement aux besoins des membres. C’est pourquoi les administrateurs en place ont une certaine responsabilité en lien avec le renouvellement de la composition du conseil. Ils doivent voir à leur relève. Une réflexion pourrait se faire préalablement afin d’identifier et d’inviter des membres à se présenter. Comment pouvez-vous assurer la diversité des profils (compétence, genre, âge, réseau d’appartenance…) des candidats au poste d’administrateur ?

L’ordre du jour de l’AGA

L’Assemblée générale annuelle devra être tenue dans les 4 mois qui suivent la fin de votre exercice financier. Lors de l’assemblée, le conseil d’administration doit présenter le rapport financier et le rapport annuel. Les membres doivent statuer sur la répartition des excédents, élire les administrateurs, nommer un vérificateur, fixer, s’il y a lieu l’allocation de présence des membres du conseil d’administration et statuer sur les règlements généraux et éventuellement peut-être sur la dissolution ou la liquidation. Le conseil d’administration doit permettre aux membres de poser des questions portant sur tout sujet relevant de la compétence de l’assemblée.

En terminant, n’oubliez pas de transmettre votre rapport annuel à la direction des coopératives, avant de recevoir un avis de défaut. Un oubli pourrait engendrer la dissolution de la coopérative par décret.