Vers votre première AGA comme coop? Voici quelques conseils

Avec le retour du printemps, c’est le retour des assemblées générales annuelles de membres des coopératives. Danielle Larose, avocate/médiatrice, conseillère en gestion juridique des entreprises collectives, offre quelques pistes de réflexion en prévision de la planification de votre prochaine AGA.

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Le rapport annuel

Votre coopérative est là pour servir les intérêts des membres et la rentabilité est un moyen d’atteindre un but et non le but en soi. Quel est le panier de services offert à vos membres et comment votre rapport annuel reflète vos actions coopératives?

Le rapport annuel de la Coopérative devrait contenir au moins les éléments suivants:

  • Le nom officiel de la Coopérative et ses autres noms sous lesquels elle fait affaires;
  • L’adresse de son domicile et ses autres places d’affaires;
  • Le nom des administrateurs et des dirigeants, leur fonction, la date du début de leur charge;
  • Le nombre de membres par catégorie;
  • Le nombre d’employés;
  • La proportion de ses opérations avec ses membres;
  • La date de la dernière assemblée générale;
  • Un état du capital social, incluant les demandes de remboursement des parts;
  • L’état de la réserve et de la réserve de valorisation;
  • Les activités du comité de liaison (s’il y a lieu);
  • La participation des membres aux activités de formation à la coopération;
  • Le nom de la fédération à laquelle la coopérative est affiliée;
  • Les états financiers du dernier exercice financier.

La relève au conseil d’administration

Les administrateurs élus démocratiquement par l’assemblée des membres doivent faire preuve d’une expertise, de compétences et être complémentaire entre eux, pour former un conseil d’administration efficace qui saura donner de la valeur ajoutée à la coopérative et répondre adéquatement aux besoins des membres. C’est pourquoi les administrateurs en place ont une certaine responsabilité en lien avec le renouvellement de la composition du conseil. Ils doivent voir à leur relève. Une réflexion pourrait se faire préalablement afin d’identifier et d’inviter des membres à se présenter. Comment pouvez-vous assurer la diversité des profils (compétence, genre, âge, réseau d’appartenance…) des candidats au poste d’administrateur ?

L’ordre du jour de l’AGA

L’Assemblée générale annuelle devra être tenue dans les 4 mois qui suivent la fin de votre exercice financier. Lors de l’assemblée, le conseil d’administration doit présenter le rapport financier et le rapport annuel. Les membres doivent statuer sur la répartition des excédents, élire les administrateurs, nommer un vérificateur, fixer, s’il y a lieu l’allocation de présence des membres du conseil d’administration et statuer sur les règlements généraux et éventuellement peut-être sur la dissolution ou la liquidation. Le conseil d’administration doit permettre aux membres de poser des questions portant sur tout sujet relevant de la compétence de l’assemblée.

En terminant, n’oubliez pas de transmettre votre rapport annuel à la direction des coopératives, avant de recevoir un avis de défaut. Un oubli pourrait engendrer la dissolution de la coopérative par décret.

Vérification juridique, dites-vous?

Une fois par année, au moins, les dirigeants d’entreprises d’économie sociale procèdent à la vérification comptable. Avez-vous déjà envisagé de faire faire une vérification juridique? Nous avons demandé à Danielle Larose, avocate/médiatrice, conseillère en gestion juridique des entreprises collectives de nous expliquer pourquoi la vérification juridique est importante. Voici sa réponse :

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À l’instar du comptable qui joue un rôle primordial dans la saine gestion financière, le conseiller juridique, peut assumer également un rôle important. Il est un guide dans l’orientation des bonnes pratiques juridiques auprès des entreprises d’économie sociale.

Une vérification de base permet de réduire les risques en présentant un portrait clair de l’entreprise. Elle peut être faite à différentes étapes du développement votre organisation.

Le but de la vérification juridique peut permettre aux dirigeants de consolider la gouvernance (règlements généraux, convention des membres, règles de régie interne) ou de connaître les enjeux juridiques liés au développement des affaires (négociation, rédaction contrat avec fournisseurs ou clients, conformité légale des opérations) ou à la gestion des ressources humaines (contrat d’embauche, gestion des conflits, rédaction et négociation d’un règlement de départ).

La vérification juridique fait partie de la gestion du risque. Elle vous permet de faire les modifications nécessaires suite à des changements survenus dans les règlements ou des lois applicables dans votre secteur d’activités. Une fois par année, il peut donc s’avérer utile et pertinent de faire le tour des responsabilités et des engagements que vous avez envers vos fournisseurs, vos clients, vos employés ou l’administration publique. Vous pourrez ainsi prévenir des réclamations ou du moins être prêt à y répondre.

Au terme de la vérification, le conseiller juridique pourra formuler des recommandations et des mesures requises pour mettre en œuvre une meilleure pratique de gestion des aspects juridiques de votre entreprise collective.

 

Danielle Larose, avocate/médiatrice

Conseillère en gestion juridique des entreprises collectives

www.laroseavocate.ca

 

Consulter les procès-verbaux du conseil d’administration d’une coopérative, ai-je le droit?

Vous êtes membre d’une coopérative depuis quelques mois et vous vous demandez si vous pouvez avoir le droit de consulter les procès-verbaux du conseil d’administration de la coopérative ? Nous avons posé la question à Danielle Larose, avocate/médiatrice, conseillère en gestion juridique des entreprises collectives. Voici sa réponse:

 

Votre question est très intéressante et soulève souvent des malentendus au sein de la gouvernance de la coopérative. La question permet de distinguer les droits des membres et ceux des administrateurs (membres désignés par l’assemblée générale des membres). La cour du Québec s’est penchée sur la question dans un récent jugement daté du 14 mai 2013 (2013 QCCQ 4456). 

Sa réponse est non.

Le tribunal a examiné la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P-39.1) et la loi sur les coopératives (C-67.2). Le tribunal confirme l’avis de la Commission d’accès à l’information selon lequel la loi P-39.1 ne confère pas de droit à l’information en ce qui concerne les affaires internes d’une entreprise, notamment les procès-verbaux du conseil d’administration d’une coopérative. De plus, la Loi sur les coopératives à l’article 127 prévoit le droit d’accès des membres à une série de documents contenus au registre sans y indiquer les procès-verbaux du conseil d’administration.

Votre statut de membre vous donne cependant accès aux procès-verbaux et aux résolutions des assemblées générales.

 

Danielle Larose, avocate/médiatrice

Conseillère en gestion juridique des entreprises collectives

www.laroseavocate.ca

 

 

 

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Rapport sur le Financement de l’économie sociale au Québec

Le Centre interuniversitaire de recherche en analyse des organisations (CIRANO) vient de publier un rapport sur le Financement de l’économie sociale au Québec.

Le rapport produit par Bryan Campbell, Laurence Allaire, Lydia Yakonowsky et Robert Normand « vise à identifier les sources actuelles de financement pour les entreprises d’économie sociale, estimer la taille de ce financement, ainsi que mesurer la demande de financement ».

Ainsi, selon l’étude, « il semble exister actuellement un équilibre entre les sources de financement et les projets à financer », cependant, la promotion actuelle de l’économie sociale peut faire en sorte que la demande augmente.

Et puisque cette perspective d’augmentation du nombre de projets demandant de nouvelles sources de financement est réelle, les chercheurs estiment qu’il serait nécessaire de développer un marché secondaire.

Quatre avenues sont donc proposées, et cela, sans tenir compte d’une aide additionnelle provenant de l’État, soit :

  1. Fonds pour le développement de l’économie sociale
  2. Fonds de titres de créances en économie sociale
  3. Fonds de titres de créances par classes de risque en économie sociale
  4. Fonds de rehaussement de crédit en économie sociale

Pour consulter le rapport de CIRANO : http://www.cirano.qc.ca/pdf/publication/2013RP-09.pdf